5 Rekomendasi Spend Management System Terbaik untuk Bisnis

Seiring bisnis berkembang, mengelola pengeluaran perusahaan jadi makin rumit. Banyak tim finance kewalahan menghadapi tantangan seperti human error, proses rekonsiliasi yang memakan waktu, hingga minimnya visibilitas atas pengeluaran. Padahal, transparansi dan kontrol yang baik sangat penting untuk menjaga efisiensi anggaran.

Solusinya adalah sistem spend management. Sistem ini membantu perusahaan mengatur, melacak, mengontrol semua jenis pengeluaran secara otomatis dan real-time. 

Apa Itu Spend Management System

Spend management system adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola seluruh pengeluaran secara terstruktur, mulai dari belanja karyawan hingga pembayaran ke vendor. 

Sistem ini tidak hanya mencatat biaya yang sudah terjadi, tetapi juga memberi visibilitas dan kontrol sejak awal proses pengeluaran.

Berbeda dengan expense management konvensional yang fokus pada pelaporan setelah transaksi, spend management memungkinkan perusahaan memantau pengeluaran secara real-time. Cakupannya lebih luas, termasuk proses procurement, pengelolaan invoice, penerapan kebijakan biaya, hingga optimalisasi metode pembayaran. 

Fungsi Spend Management System

Secara umum, spend management system berperan sebagai pusat kendali pengeluaran perusahaan. Beberapa fungsi utamanya meliputi:

• • • Memberikan gambaran menyeluruh atas semua jenis pengeluaran, baik biaya karyawan, pembayaran vendor, maupun langganan software
    • Membantu menemukan potensi pemborosan dan peluang penghematan melalui evaluasi vendor serta strategi pengadaan yang lebih efektif
    • Memastikan setiap transaksi berjalan sesuai kebijakan internal dan ketentuan yang berlaku, sehingga risiko pelanggaran bisa ditekan
    • Menyederhanakan alur approval dan proses procurement agar lebih cepat, rapi, dan transparan
    • Menyediakan data pengeluaran secara real-time untuk mendukung pengambilan keputusan keuangan yang lebih akurat
    • Meningkatkan hubungan dengan vendor melalui pengelolaan kontrak dan proses pembayaran yang lebih tertata
    • Mengontrol pengeluaran karyawan agar tetap sejalan dengan anggaran dan tujuan bisnis
    • Mendukung pertumbuhan perusahaan dengan menjaga arus kas tetap sehat dan alokasi dana yang lebih strategis

Rekomendasi Spend Management System

Berikut adalah beberapa rekomendasi spend management system yang sudah dipercaya oleh berbagai bisnis baik di Indonesia maupun global. 

1. Mekari Expense

Mekari Expense merupakan spend management system pertama di Indonesia yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengelola pengeluaran secara lebih cerdas, efisien, dan terkontrol.

Fitur utama:

Dengan pendekatan modular, Mekari Expense mempermudah seluruh proses pengeluaran bisnis dari awal hingga akhir melalui empat pilar utama:

• • • T&E (Travel & Expense): Mengelola pengeluaran perjalanan dinas dan operasional harian karyawan, termasuk fitur reimbursement berbasis bukti digital, permintaan cash advance sesuai kebijakan perusahaan, serta perencanaan dan pelacakan biaya dinas secara menyeluruh.
    • Account Payable: Otomatisasi pencatatan tagihan vendor, mulai dari input purchase invoice, proses pelunasan, hingga pemantauan saldo anggaran secara real-time.
    • Procurement: Memusatkan seluruh siklus pengadaan mulai dari PR, PO, manajemen vendor, termasuk proses validasi legalitas dan evaluasi performa mitra secara terstruktur.
    • Spend Control: Mengendalikan pengeluaran dengan fitur seperti virtual corporate card, kebijakan kustom, sistem persetujuan berjenjang, serta pengelolaan anggaran berdasarkan akun atau unit bisnis.

2. Spendesk

Spendesk adalah platform berbasis cloud yang dirancang untuk menyederhanakan pengelolaan pengeluaran perusahaan.

Fitur utama:

• • • Kartu pembayaran virtual dan fisik
    • Permintaan dan persetujuan pembelian secara online
    • Pelacakan invoice dan kuitansi
    • Otomatisasi rekonsiliasi transaksi
    • Dasbor real-time untuk visibilitas pengeluaran

3. Teampay

Teampay berfokus pada otomasi permintaan pembelian sejak awal proses hingga pembayaran.

Fitur utama:

• • • Workflow persetujuan pembelian yang fleksibel
    • Integrasi dengan sistem ERP dan alat komunikasi seperti Slack
    • Real-time spend visibility
    • Manajemen vendor dan kontrak
    • Kartu virtual untuk tim

4. Airbase

Airbase menggabungkan expense management, accounts payable, dan corporate card dalam satu sistem terpadu.

Fitur utama:

• • • Otomatisasi approval dan pelaporan pengeluaran
    • Pembayaran invoice vendor langsung dari platform
    • Pengajuan dan pelacakan pengeluaran karyawan
    • Integrasi akuntansi untuk efisiensi pelaporan
    • Kebijakan pengeluaran kustom

5. Payhawk

Payhawk adalah solusi spend management global yang cocok untuk perusahaan dengan operasi multinasional.

Fitur utama:

• • • Kartu pembayaran bisnis lintas negara
    • Pengumpulan dan pengelolaan invoice secara otomatis
    • Alur persetujuan pembelian
    • Dasbor real-time untuk pelacakan anggaran
    • Integrasi ke sistem akuntansi dan ERP

Spend Management System Terbaik di Indonesia

Untuk tim Finance yang butuh kontrol penuh atas pengeluaran, Mekari Expense adalah solusi terlengkap dan paling efisien di Indonesia. Semua kebutuhan pengelolaan pengeluaran bisa diatur dalam satu platform melalui 4 modul utama:

• • • Travel & Expense: Kelola reimbursement, cash advance, dan biaya perjalanan dinas secara digital
    • Account Payable: Otomatisasi pencatatan dan pelunasan tagihan vendor
    • Procurement: Manajemen vendor dan pengadaan lengkap dengan validasi dan pemantauan performa
    • Spend Control: Pengendalian anggaran dengan kartu virtual, approval berjenjang, dan kebijakan fleksibel

Semua fitur penting dalam satu platform, terhubung otomatis, dan siap bantu tim Finance bekerja lebih efisien.

*Artikel ini merupakan hasil kerjasama antara Tada dan Mekari Expense.